請求書の電子化方法｜紙からデジタルへの移行ガイド

2024年1月から電子帳簿保存法の電子取引データ保存が完全義務化されました。メールやクラウドで受け取った請求書は、紙に印刷して保存することが認められなくなり、電子データのまま保存する必要があります。

本記事では、請求書の電子化方法と電子帳簿保存法への対応を具体的に解説します。

電子帳簿保存法の3つの区分

電子帳簿保存法は、保存方法を3つの区分に分けています。

区分	内容	義務/任意
電子帳簿等保存	会計ソフトで作成した帳簿・書類の電子保存	任意
スキャナ保存	紙で受け取った書類をスキャンして電子保存	任意
電子取引データ保存	メール・クラウド等で受け取った電子データの保存	義務

重要: 電子取引データ保存は2024年1月から義務化されています。メールで受け取ったPDF請求書を印刷して保存するだけでは法令違反となります。

電子取引データ保存の要件

真実性の確保

以下のいずれかの措置を講じる必要があります。

1. タイムスタンプが付された後に受領する
2. 受領後にタイムスタンプを付す
3. 訂正削除の履歴が確認できるシステムで保存する
4. 訂正削除の防止に関する事務処理規程を定める

検索機能の確保

以下の3項目で検索できる必要があります。

• 取引年月日
• 取引金額
• 取引先名称

日付と金額については、範囲指定での検索も求められます。

紙の請求書の電子化（スキャナ保存）

スキャナ保存の要件

紙で受け取った請求書をスキャンして電子保存する場合、以下の要件を満たす必要があります。

• 解像度200dpi以上でスキャン
• カラー画像（白黒は不可 ※一般書類を除く）
• タイムスタンプの付与（受領後速やかに）
• 入力者等の情報の記録
• 検索機能の確保（上記3項目）
• ヴァージョン管理（訂正・削除の履歴）

スキャナ保存の実務フロー

1. 紙の請求書を受領
2. スキャン（スキャナまたはスマホ撮影）
3. システムにアップロード
4. タイムスタンプ自動付与
5. 検索用のメタデータを入力（またはAI-OCRで自動取得）
6. 原本は一定期間保管後に廃棄可能

電子化の移行手順

ステップ1: 現状分析

まず、自社の請求書の受領方法を整理します。

• 紙で受け取っている請求書: 何枚/月？主な取引先は？
• メールで受け取っている請求書: 何枚/月？PDF/Excel？
• クラウドサービスからダウンロードする請求書: 何枚/月？

ステップ2: 対応方針の決定

パターン	対応方法
電子取引（メール・クラウド）	電子データのまま保存（義務）
紙（スキャナ保存する）	スキャン → 電子保存（任意）
紙（スキャナ保存しない）	紙のまま保存（従来通り）

ステップ3: システムの導入

電子帳簿保存法に対応したクラウド請求書管理サービスを導入します。選定のポイントは以下の通りです。

• JIIMA認証を取得しているか（法令対応の信頼性）
• タイムスタンプの自動付与に対応しているか
• AI-OCRで請求書データを自動読取できるか
• 検索機能が法令要件を満たしているか
• 会計ソフトとの連携が可能か

ステップ4: 社内ルールの整備

• 受領した請求書の処理フローを文書化
• 電子保存の担当者・権限を設定
• 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定
• 従業員への周知・研修を実施

ステップ5: 運用開始

月初など区切りの良いタイミングで運用を開始します。最初の1〜2か月は紙との並行運用を推奨します。

AI-OCRによる効率化

クラウド請求書管理サービスにAI-OCRが搭載されていると、以下の作業が自動化されます。

• 取引先名、請求日、金額の自動読取
• 登録番号の自動検証（国税庁データとの照合）
• 勘定科目の自動推定
• 検索用メタデータの自動入力

手入力の工数を大幅に削減し、ヒューマンエラーも防止できます。

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まとめ

請求書の電子化は、電子取引データ保存の義務化により避けて通れないテーマです。クラウド請求書管理サービスとAI-OCRを活用して、法令対応と業務効率化を同時に実現しましょう。