小口現金を廃止する方法｜キャッシュレス経費精算
「小口現金の管理が面倒」「現金の過不足が合わない」「金庫の管理責任が重い」——小口現金の管理は、経理担当者にとって大きな負担です。
近年、法人カードとクラウド経費精算の普及により、小口現金を廃止する企業が増えています。本記事では、小口現金を廃止してキャッシュレス経費精算に移行する方法を解説します。
小口現金管理の課題
日常的な手間
| 作業 | 頻度 | 工数 |
|---|---|---|
| 現金の出納記録 | 都度 | 1件5分 |
| 残高の確認・照合 | 毎日 | 15分/日 |
| 金種の準備 | 週1〜2回 | 30分/回 |
| 銀行への補充依頼 | 月2〜3回 | 1時間/回 |
| 月次の締め処理 | 月1回 | 2時間 |
リスク
- 過不足: 現金の実残高と帳簿が合わない（原因不明の差異）
- 盗難・紛失: 現金を扱う以上、常にリスクがある
- 不正: 記録の改ざんや着服のリスク
- 属人化: 担当者が1人で管理しているケースが多い
テレワーク時代との不整合
テレワークが普及した今、「少額の経費のために出社して現金を受け取る」というフローは非効率です。
小口現金を廃止する3つの方法
方法1: 法人カードへの切り替え
日常的な経費支払いを法人カード（コーポレートカード）で行います。
メリット:
- 現金の管理が不要
- カード明細が自動で記録される
- 経費精算システムとの自動連携
- 不正利用の抑止（利用通知、利用制限）
デメリット:
- カード発行の審査がある
- 利用限度額の管理が必要
- カードが使えない店舗がある（ただし減少傾向）
適するケース: 従業員に個別にカードを配布できる規模（10名以上）
方法2: 振込精算への切り替え
従業員が立替払いし、後日まとめて口座に振込で精算します。
メリット:
- 現金の管理が不要
- 既存の仕組みで対応可能
- 銀行振込の記録が残る
デメリット:
- 従業員の立替負担が発生
- 振込手数料がかかる（ネットバンキングで軽減可能）
- 振込処理の事務工数
適するケース: 小規模企業（5名以下）でカード発行が難しい場合
方法3: 法人プリペイドカード
法人名義のプリペイドカードにチャージし、従業員に配布します。
メリット:
- 審査不要（与信枠なし）
- チャージ額で利用上限を管理
- 利用明細が自動記録
デメリット:
- チャージの手間
- プリペイド非対応の店舗がある
適するケース: カードの与信が通りにくい創業期の企業
移行のステップ
ステップ1: 現状の小口現金利用を分析
まず、小口現金が何に使われているかを整理します。
| 用途 | 件数/月 | 金額/月 | 代替手段 |
|---|---|---|---|
| 文具・消耗品 | 10件 | 15,000円 | 法人カード or ECサイト |
| 宅配便・郵送 | 8件 | 12,000円 | 法人契約（月次請求） |
| 来客用飲料 | 5件 | 5,000円 | 定期発注（月次請求） |
| タクシー | 3件 | 9,000円 | タクシーアプリ（法人契約） |
| その他 | 4件 | 8,000円 | 立替→振込精算 |
ステップ2: 代替手段の導入
用途ごとに最適な代替手段を導入します。
- 定期的な購入 → ECサイトの法人アカウント（Amazon ビジネス等）
- 宅配便 → 法人契約（月次請求）
- タクシー → タクシーアプリの法人契約
- その他 → 法人カード or 立替→振込精算
ステップ3: クラウド経費精算システムの導入
立替精算が残る部分は、クラウド経費精算システムで管理します。
- スマホで領収書撮影→即申請
- AI-OCRで金額自動読取
- 承認後に自動で振込データ作成
- 会計ソフトへの仕訳自動連携
ステップ4: 社内通知と移行
- 小口現金廃止の通知と新フローの説明
- 移行期間（1か月）の設定
- 残金の処理
- 金庫の返却
よくある反対意見と対策
「現金でしか払えない場面がある」
確かにゼロにはなりませんが、キャッシュレス決済の普及で現金しか使えない場面は減少しています。残る少数のケースは「立替→振込精算」で対応可能です。
「少額の精算に振込は手間」
クラウド経費精算で申請→承認→振込データ自動生成まで一気通貫で処理すれば、1件ずつ振込む手間はありません。月1〜2回のまとめ振込で対応できます。
「カードの管理が心配」
法人カードには利用上限の設定、利用通知、利用停止（紛失時）の機能があります。現金よりも管理しやすく、不正も検知しやすいです。
廃止後の効果
| 指標 | Before | After |
|---|---|---|
| 日次の現金管理 | 15分/日 | 0分 |
| 月次の締め処理 | 2時間 | 0時間 |
| 銀行への補充 | 月3回 | 0回 |
| 過不足の発生 | 月1〜2回 | 0回 |
| 盗難・紛失リスク | あり | なし |
年間で約100時間の工数削減になるケースが多いです。
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小口現金の廃止は、法人カードとクラウド経費精算の組み合わせで実現できます。現金管理の手間・リスクから解放され、経理のDXを一歩進めましょう。